Tổ chức tiệc văn phòng chưa bao giờ đơn giản, nhất là khi bạn phải cân đối giữa ngân sách – thời gian – nhu cầu của cả team. Để việc booking trở nên nhanh gọn, mạch lạc và tránh phát sinh không cần thiết, dưới đây là 5 điều quan trọng nhất bạn cần chuẩn bị trước khi liên hệ đơn vị catering.

1. Budget – Xác định ngân sách rõ ràng

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất!
Xác định mức ngân sách giúp bạn dễ dàng chọn menu, loại tiệc và phong cách phù hợp.
Bạn có thể chuẩn bị một khoảng ngân sách linh hoạt (ví dụ 150.000–250.000đ/người) để đơn vị catering đề xuất gói phù hợp nhất.

Lợi ích:

• Tránh vượt ngân sách.

• Dễ lọc các gói dịch vụ phù hợp.

• Rút ngắn thời gian tư vấn.

2. Concept – Định hình phong cách tiệc

Một bữa tiệc có “chủ đề” rõ ràng luôn tạo được sự hào hứng và ấn tượng.

Bạn muốn tiệc:

• Sang trọng – tối giản?

• Noel – Year End – hay các ngày dịp lễ, ngày lễ lớn?

• Màu sắc thương hiệu công ty?

• Hay một chủ đề vui nhộn, thoải mái?

Concept rõ ràng giúp KADI thiết kế decor, backdrop, khu vực tiệc và set up đồng bộ, đẹp mắt.

3. Loại tiệc – Chọn đúng định dạng phù hợp

Mỗi loại tiệc sẽ có cách setup và chi phí khác nhau. Một số hình thức phổ biến:

• Buffet – linh hoạt, đa dạng món, phù hợp số đông.

• Finger Food – sang, gọn, phù hợp sự kiện ngắn.

• Teabreak – nhẹ nhàng, dùng cho workshop – họp báo – training.

• Canape – trang trọng, phù hợp khách VIP.

Việc xác định loại tiệc từ đầu giúp đơn vị chuẩn bị đúng thiết bị, nhân sự và timeline.

4. Số người tham dự – Dữ liệu quan trọng để báo giá chính xác

Số lượng khách ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Khối lượng món

• Số quầy line

• Số nhân sự phục vụ

• Số bàn ghế – thiết bị đi kèm

Bạn nên chuẩn bị số lượng dự kiến (ví dụ 80–100 khách), sau đó chốt final list trước ngày diễn ra 3–5 ngày.

5. Menu – Lựa chọn theo khẩu vị và đặc thù công ty

Hãy xác định:

• Công ty thích món Âu, Á hay kết hợp?

• Có yêu cầu kiêng hoặc món chay?

• Cần món “signature” hay ưu tiên ngân sách?

Một menu chuẩn sẽ:

• Cân bằng món mặn – món nguội – món nóng – tráng miệng

• Đa dạng nhưng không trùng lặp

• Hợp khẩu vị số đông

KADI luôn hỗ trợ đề xuất menu theo budget để bạn dễ lựa chọn.

KẾT LUẬN

Chuẩn bị đủ 5 yếu tố trên trước khi booking sẽ giúp bạn tiết kiệm 50% thời gian trao đổi, hạn chế phát sinh và đảm bảo buổi tiệc diễn ra mượt mà – chỉnh chu.

Bạn cần KADI hỗ trợ gợi ý concept hoặc lên menu theo ngân sách? Cứ nói một câu, team lo phần còn lại! 🎉