Trước tiên, mình cần hiểu hơn về Teabreak

Teabreak, còn được biết đến với nhiều tên gọi khác như tiệc trà, tiệc ngọt, coffee break hay refreshment break, là một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn được bố trí xen kẽ trong các sự kiện. Mục đích chính của Teabreak là để khách mời có thể thư giãn, tái tạo năng lượng sau những khoảng tập trung cao độ, đồng thời tạo không gian giao lưu, trò chuyện giữa những người tham dự với nhau.

Kadi Catering tư vấn bạn lên menu teabreak cho bữa tiệc

Những sự kiện nên tổ chức Teabreak

Hầu hết các sự kiện kéo dài trên 2 tiếng đồng hồ đều nên bố trí Teabreak để đảm bảo khách mời có đủ năng lượng và sự tập trung cho các hoạt động tiếp theo. Dưới đây là một số sự kiện thường được tổ chức Teabreak:

• Hội nghị (Conference): Teabreak thường được phục vụ 2 lần, vào đầu và giữa buổi (sáng hoặc chiều), mỗi lần kéo dài khoảng 15-30 phút. Thực đơn sẽ có nhiều lựa chọn với chất lượng món ăn cao cấp.

• Hội thảo (Seminar): Tùy vào tính chất và thời lượng của hội thảo, Teabreak có thể được phục vụ 1-2 lần, vào đầu, giữa hoặc cuối buổi.

• Workshop: Teabreak thường chỉ được phục vụ 1 lần vào giữa buổi, với menu có thể theo phần hoặc lựa chọn, món ăn đơn giản.

• Khai trương: Teabreak có thể được phục vụ liên tục trong suốt buổi khai trương. Thực đơn cần chú trọng chất lượng trà, cà phê, bánh ngọt, trái cây.

• Giới thiệu dự án: Teabreak thường được phục vụ vào đầu buổi và sau khi phần giới thiệu dự án kết thúc. Thực đơn chú trọng vào chất lượng trà, cà phê, nước ép. Nên chuẩn bị thêm nước uống đóng chai nếu địa điểm tổ chức rộng.

• Ra mắt sản phẩm mới: Tùy vào phân khúc sản phẩm, Teabreak có thể được phục vụ theo tiêu chuẩn workshop hoặc khách sạn 5 sao. Nên chuẩn bị thêm thức ăn, nước uống cho trẻ em nếu khách mời đi cùng gia đình.

Vai trò của teabreak trong một sự kiện

Dù Teabreak là một phần khá nhỏ khi so với tổng thể sự kiện, tuy nhiên phần này vẫn có những vai trò hết sức quan trọng đối với cả người tham dự lẫn đơn vị tổ chức.

Bàn teabreak Kadi Catering set up

• Đối với khách mời, Teabreak giúp khách mời:

  • Thư giãn, tái tạo năng lượng sau một khoảng thời gian dài cần sự tập trung. Việc nghỉ ngơi và thưởng thức đồ ăn nhẹ, thức uống sẽ giúp khách mời lấy lại năng lượng, tăng khả năng tập trung cho các hoạt động tiếp theo trong sự kiện.

  • Teabreak là cơ hội để khách mời giao tiếp, trò chuyện với nhau, mở rộng mối quan hệ trong một không khí thoải mái, cởi mở.

  • Việc cung cấp Teabreak giúp khách mời tránh cảm giác mệt mỏi, uể oải, đặc biệt là trong các sự kiện kéo dài.

• Đối với ban tổ chức, Teabreak giúp công ty:

  • Thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo, một bàn Teabreak cho thấy ban tổ chức quan tâm đến sự thoải mái và tiện nghi của khách mời, tạo ấn tượng tốt đẹp về sự chuyên nghiệp.

  • Khi khách mời được sạc lại năng lượng và có tinh thần thoải mái, họ sẽ tập trung và tham gia tích cực hơn vào các hoạt động của sự kiện, góp phần nâng cao hiệu quả chung.

Cách để tối ưu ngân sách dành cho Teabreak

Thông thường mọi người sẽ nhầm tưởng các dịch vụ catering là đắt đỏ, từ đó lược bỏ Teabreak ra khỏi ngân sách tổ chức. Tuy nhiên sẽ có rất nhiều cách để một bàn Teabreak hiệu quả mà vẫn đảm bảo ngân sách hợp lý, hôm nay, Kadi Catering mách cho mọi người:

Kadi Kitchen giúp bạn tối ưu ngân sách teabreak

1. Lựa Chọn Đơn Vị Uy Tín, Chất Lượng

Nên lựa chọn đơn vị catering chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, để đảm bảo chất lượng món ăn và dịch vụ. Kadi Catering là một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp trong lĩnh vực catering, có thể đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng. Bạn có thể tham khảo thông tin và dịch vụ của Kadi Catering tại website: https://www.kadikitchen.vn/.

2. Xây Dựng Menu Linh Hoạt

Thực đơn Teabreak nên được xây dựng linh hoạt, phù hợp với:

• Tính chất sự kiện: Sự kiện trang trọng hay thân mật?

• Thời gian: Buổi sáng, trưa, chiều hay tối?

• Số lượng khách mời.

• Ngân sách.

Nên điều chỉnh menu cho từng công ty, từng sự kiện để đảm bảo sự phù hợp và tiết kiệm chi phí. Ví dụ, đối với sự kiện ra mắt xe mới, nếu khách hàng mục tiêu là gia đình, nên chuẩn bị thêm thức ăn, nước uống phù hợp cho trẻ em.

3. Lựa Chọn Hình Thức Trọn Gói

Nên thỏa thuận rõ ràng với đơn vị catering về hình thức trọn gói, bao gồm tất cả các chi phí như:

• Chi phí món ăn

• Chi phí vận chuyển

• Chi phí phục vụ

• Chi phí trang trí (nếu có)

Điều này giúp ban tổ chức kiểm soát ngân sách tốt hơn, tránh phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.

Lưu ý:

• Lựa chọn món ăn phù hợp: Nên ưu tiên các món ăn có thể bảo quản lâu mà không ảnh hưởng đến chất lượng, tránh lãng phí.

• Đảm bảo cân bằng dinh dưỡng: Thực đơn Teabreak nên đa dạng và cân bằng dinh dưỡng, kết hợp bánh ngọt, bánh mặn, trái cây tươi, thức uống.

• Hạn chế đồ uống không tốt cho sức khỏe: Nên hạn chế phục vụ nước ngọt, nước tăng lực, đồ uống có cồn, đặc biệt là trong các sự kiện có hoạt động sau Teabreak.

Kết luận

Teabreak là một phần không thể thiếu, góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện. Đầu tư cho teabreak là đầu tư cho sự hài lòng của khách mời và nâng cao hiệu quả của sự kiện. Bằng cách lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín như Kadi Catering, bên cung cấp dịch vụ xây dựng menu linh hoạt và hình thức trọn gói, từ đó ban tổ chức có thể tối ưu ngân sách dành cho Teabreak một cách hiệu quả.